新型コロナウイルス感染症への対応につきまして、感染の再拡大や季節性インフルエンザの流行期に備える必要がありますが、停滞していた社会経済活動、自治会活動の活性化を図ることも重要です。新型コロナウイルスと共存する「新しい生活様式」の実践を徹底しながら、地域づくりを推進する必要があります。
各自治会の皆さんが開催する総会等について、会員が出席せず開催する方法について質問が寄せられておりますので、書面表決や委任状を活用する方法をご案内します。総会開催の参考としてください。
 

 

書面表決による方法

1 .「総会の開催のお知らせ及び書面表決書」、「議案」を自治会会員に配布する。
 
2 .会員から「書面表決書」を提出してもらう。
 
3 .総会（書面表決の集計）を開催する。
 
4 .回覧等で総会の結果を会員にお知らせする。

 

委任状による方法

1 .「総会の開催のお知らせ及び委任状」、「議案」を会員へ配布する

2 .会員から「委任状」を提出してもらう

3 .総会を開催する（提出された委任状数を出席者数、議案の表決に加える）
 
 
 
参考までに、開催方法の詳細と書面表決書及び委任状の記載例および様式を掲載します。
 
自治会が開催する総会等の開催方法について（PDF：148KB）
 
ア 総会の開催のお知らせ及び書面表決書（記載例）（PDF：338KB）
 
（様式）ア 総会の開催のお知らせ・書面表決書（WORD：26KB）
 
イ 自治会総会（書面表決）報告書（記載例）（PDF：132KB）
 
（様式）イ 自治会総会（書面表決）報告書（WORD：23KB）

ウ 総会の開催のお知らせ及び委任状（記載例）（PDF：310KB）
 
（様式）ウ 総会の開催のお知らせ・委任状（WORD：19KB）